Razones para Externalizar

 

Razones para Externalizar

Para optimizar los espacios físicos  de su empresa y la organización de sus documentos  le ofrecemos nuestros almacenes de custodia. Estos almacenes están especialmente diseñados y acondicionados para poder guardar los documentos en formato papel de forma segura y ordenada. Además gracias a nuestro  sistema de ordenación podemos saber en cada momento dónde buscar cualquiera de sus documentos.
¿Para quién es este servicio?
El servicio de almacenamiento y custodia puede ser especialmente útil para todas las empresas a las que digitalizamos su documentación. De esta manera el cliente puede tener acceso a toda la información de sus documentos de forma electrónica y en caso de necesidad les aseguramos el envío del original en 24 ó 48 horas. Con este servicio lo que pretendemos es que los clientes puedan optimizar sus instalaciones y permitirles el ahorro de espacio y dinero.
  
 
El cuidado de los documentos garantiza que estén seguros y accesibles.
 
¿Cuál es el proceso?
Para la custodia y almacenamiento de archivos, realizamos primeramente un diagnóstico inicial de sus necesidades con el objetivo de que sus archivos queden categorizados y ordenados para su custodia.
 
Después de colocar  la documentación en nuestros contenedores o cajas, ordenamos  mediante sistema informático  la ubicación dentro de nuestras instalaciones. Con esta información, su posterior localización física es muy rápida y segura permitiendo una entrega de los documentos solicitados, tanto en formato electrónico como en formato papel en cuestión de horas.
 
Sus documentos siempre accesibles
En Oi2 pensamos en nuestros clientes, optimizamos la gestión de los archivos mediante acceso remoto o traslado de expedientes, garantizando un tiempo de respuesta para la consulta y actualización.
 
Para garantizar la seguridad de sus documentos cuidamos que:
 
  • El transporte se realiza en condiciones de plena seguridad.
  • Nos adaptamos a la normativa vigente relativa a custodia de archivos y transporte.
  • Disponemos de medidas de seguridad permanentes relacionadas con el control de accesos y prevención de incendios.
  • Controlamos la temperatura y humedad para aquellos archivos que requieran tratamientos específicos.
  • Consulta de documentos  y servicio de préstamo.
 
Sabemos que nuestros clientes a veces necesitan tener físicamente sus documentos. Gracias a nuestro sistema informático podemos atender las solicitudes de los clientes en 24 horas.
 
Los documentos pueden ser consultados por usted de diversos modos en función de las necesidades de su empresa y modalidad de contratación:
 
  • Consultas normales o urgentes.
  • Consultas directas (con envío del documento) o en nuestras instalaciones...
  • Consultas en soporte electrónico